12 راهکار اموال داری در سازمانهای چندسایته برای جلوگیری از گمشدن دارایی بین شعب
اموال داری در سازمانهای چندسایته ؛ چطور داراییها بین شعب گم نشوند؟ وقتی سازمان فقط یک ساختمان دارد، اموال داری بیشتر شبیه «شمارهگذاری و انبارگردانی»
اموال داری یا جمعداری اموال یکی از بخشهای پر تراکنش مرتبط با مدیریت دارایی های سازمانی است که در بخش خصوصی تحت مدیریت معاونت مالی و اداری و در بخش دولتی زیر نظر مدیریت ذیحسابی فعالیت می کند.
بطور معمول در سازمان های ایرانی حوزه ماموریت اموال داران که معمولا امین اموال نامیده می شود محدود به دارایی های ثابت و بیشتر اموال منقول با بهای تمام شده بالاتر از حد تعیین شده مشخص می شود.
اموال داری شرکتی در دو بخش اداری با هدف کنترل اموال، تحویل و تحول اموال بین مکان ها و پرسنل، کنترل گارانتی، مدیریت تعمیرات، بیمه دارایی ها و … و در بخش حسابداری اموال با هدف ثبت سند استهلاک دارایی، سند هزینه دارایی، تجدید ارزیابی دارایی و … است.
این در حالیست که علوم جدید مدیریت دارایی تمامی دارایی های ارزش آفرین را هدف قرار داده و تجهیزات و تاسیساتی که نیازمند نگهداری و یا تعمیرات هستند را نیز در این حوزه و تحت نظارت مدیر دارایی سازمان قرار می دهد. به هر شکل ماموریت کنترل مستمر اطلاعات وضعیت هر دارایی و بازرسی های دوره ای (اموال گردانی) مسئولیتی پر چالش و معمولا پر خطاست.
استفاده از فناوری های موبایل کامپیوتر سازمانی EDA مجهز به بارکدخوان و یا اسکنرهای RFID در کنار سامانه های اموال داری هوشمند یا پیشخوان عملیاتی موبایل اموال داری کمک شایانی به اموال داران علی الخصوص در بخش اداری می کنند.
فناوری کمک می کند تا جمع آوری داده های صحیح اموال در عملیات روزانه ای مانند ورود و خروج و تغییر و تحول دارایی ها با دقت و سرعت بسیار بالا انجام گیرد.
اگر تعدد و تنوع اقلام دارایی های شما زیاد و نیروی انسانی شما کم است. اگر دائما در حال بزرگ شدن و خرید دارایی هستید و اگر جابجایی پرسنل شما زیاد است یعنی باید یک موبایل کامپیوتر سازمانی مجهز به بارکد خوان و یا اسکنرهای RFID، را در در دستان امین اموال خود قرار دهید تا آنها عملیات روزانه و یا اموال گردانی های دوره ای خود را با اپلیکیشن اموال داری عالین فقط با اسکن بارکدها یا شناسه های رادیویی انجام دهند.حالا آنها میتوانند به کمک فناوری پیشرفته به راحتی داده های صحیح جمع آوری شده را با اطمینان خاطر به سرعت به نرم افزارهای اموال و دارایی ثابت خود منتقل کنند.
پیاده سازی فناوری آن هم در بستری امن و به دور از حاشیه های استانداردهای یکپارچگی و الزامات امنیتی معمولا پیچیده و پر چالش میشود. و در بعضی از موارد یا منجر به عدم استفاده از فناوری و بهبود سیستم ها گردیده و یا انبوهی از پروژه های شکست خورده را از خود به جا می گذارد. استفاده از تجربه جهانی و ملی در طراحی اپلیکیشن اموال داری عالین از تمام این پیچیدگیها عبور کرده و شرایط ایده آلی را برای استفاده از فناوری توسط اموال داران بوجود آورده است. شما برای اجرای پروژه توانمند سازی اموال داران خود به یک تیم حرفه ای نیاز دارید. گروه عالین با بیش از 20 سال تجربه در پیاده سازی سامانه اموال داری هوشمند مسئولیت صفر تا صد پروژه شما را بعهده میگیرد.
اول مهم است که شما بخواهید که به فناوری مجهز شوید و بودجه ای مناسب را برای توانمند سازی اموال داران خود به دست آورید. اگر به دنبال اجرای بهتر فرایندهای اموال داری خود هستید وقت خود را برای تدوین یک توجیه اقتصادی برای استفاده از فناوری پیشرفته RFID یا RTLS هدر ندهید. چون هم پیاده سازی آنها نسبت به استفاده از فناوری بارکد بسیار گران تر و هم ایجاد زیرساخت برای کارکرد صحیح آن بسیار سخت تر است. اگر مدیریت در لحظه بر تمام دارایی های سازمان برای شما مهم است و پارامترهای امنیتی و کنترلی بالایی را نیاز دارید ما اینجا هستیم تا به شما مشاوره دهیم.
با راه حل اموال داری دولتی عالین، در یک اداره، یک محوطه یا در سطح هر نوع جغرافیایی که دارایی های دولتی در حال خدمت به مردم هستند، آگاهی در زمان واقعی از عملکرد همه دارایی ها مانند تجهیزات، پرسنل مرتبط، لوازم و موارد دیگر را به دست آورید.
با راه حل اموال داری صنعتی عالین، از وضعیت همه دارایی ها مانند ماشین آلات، تجهیزات، اسباب و اثاثیه، لوازم و موارد دیگر در تمام بخشهای اداری، تولید، لجستیک، انبار و … در سطح هر نوع جغرافیایی که دارایی های شما گسترده اند، آگاه شوید.
با راه حل اموال داری پیمان کاری عالین، از وضعیت همه دارایی ها خود در سطح هر نوع جغرافیایی که دارایی های شما گسترده اند، آگاه شوید. دیگر نگران امنیت اطلاعات نباشید چون ما دغدغه شما را حل کرده ایم. نیروهای عملیاتی اموال داری خود را توانمند کنید.
استفاده از شناسه های برچسب بارکد یکی از معمول ترین روشهای استفاده از فناوری های شناسایی خودکار و جمع آوری داده در اموال داری و جمعداری اموال است. ارزان ترین فناوری اموال داری که برای افزایش سرعت و دقت امنای اموال می توان بکار گرفت. لیبل های اموال هم پایدار و هم ارزان تر از سایر فناوری ها هستند.
استفاده از برچسب RFID و یا هارد تگ شناسه رادیویی فناوری پیشرفته دیگری است که می توان حسب شرایط خاص در اموال داری از آن استفاده نمود. با توجه به مهمترین الزام اموال داری که رویت دارایی توسط امین اموال در حین تحویل و یا اموال گردانی می باشد. برای یک سازمان که اموال داری ساده ای دارد استفاده از این فناوری مقرون به صرفه نیست.
دیگر فناوری مورد استفاده در اموال داری و مدیریت دارایی استفاده از شناسه های RTLS است. این فناوری به صورت در لحظه مکان یا وضعیت هر یک از دارایی ها را با مختصات کامل جغرافیایی را نمایش داده و حرکت آن را رصد می کند. پاسخ به نیازهای اموال داری کمترین بهره ای است که می توان از این سیستم ها برد.
اموال داری در سازمانهای چندسایته ؛ چطور داراییها بین شعب گم نشوند؟ وقتی سازمان فقط یک ساختمان دارد، اموال داری بیشتر شبیه «شمارهگذاری و انبارگردانی»
لیبل اموال کابل شبکه؛ راهنمای حرفهای لیبلگذاری کابلها و تجهیزات در رک شبکه وقتی خوب کار میکند که «قابل فهم» باشد. و شبکه زمانی قابل
استاندارد چک دیجیت و جلوگیری از خطای انسانی در کد اموال؛ از الگوریتم ساده تا اجرا روی لیبل اموال هرچقدر هم سیستم اموال شما دقیق
نوع فناوری/ ویژگی | شناسه بارکد (barcode) | شناسه (RFID) | شناسه (RTLS) |
قیمت | ارزان | گران | بسیار گران |
توان داخلی تامین نیازمندی ها | به آسانی | به سختی | کاملا سفارشی |
توان داخلی راه اندازی | بسیار بالا | کم | خیلی کم |
سرعت جمع آوری اطلاعات | مناسب | بالا | بسیار بالا |
سرعت انتقال اطلاعات | مناسب | بالا | در لحظه |
امکان و سرعت پیاده سازی | بالا | کمی پیجیده | خیلی پیچیده |
نیاز به زیر ساخت | ندارد | متفاوت در نوع فناوری | دارد |
این سوالات و پاسخها به شما کمک میکنند تا بهتر با اصول و فرآیندهای اموالداری آشنا شوید و مدیریت مؤثرتری بر داراییهای خود داشته باشید.
اموالداری به فرآیند مدیریت و نگهداری اموال و داراییهای یک سازمان یا فرد اطلاق میشود. این فرآیند شامل شناسایی، ثبت، ردیابی، و نظارت بر وضعیت اموال به منظور حفظ ارزش و کاربرد آنها است.
اموالداری مؤثر به سازمانها کمک میکند تا داراییهای خود را بهینه مدیریت کنند، هزینههای نگهداری را کاهش دهند، از سوءاستفادهها و سرقت جلوگیری کنند و به طور کلی بهرهوری و سودآوری را افزایش دهند.
فرآیند اموالداری شامل مراحل زیر است:
نرمافزارهای مختلفی برای اموالداری وجود دارند که شامل امکاناتی مانند ثبت و ردیابی اموال، گزارشگیری، مدیریت تعمیرات و نگهداری و اسقاط اموال هستند. برخی از این نرمافزارها شامل SAP, Oracle Asset Management, IBM Maximo و Asset Panda هستند.
اموال یک سازمان معمولاً با استفاده از بارکدها، QR کدها یا کدهای RFID کدگذاری میشوند. این کدها به اموال الصاق میشوند و با استفاده از دستگاههای بارکدخوان یا RFID خوان اطلاعات آنها قابل دسترسی و ردیابی است.
ارزیابی داراییها معمولاً با توجه به قیمت خرید، عمر مفید، هزینههای نگهداری و میزان استهلاک انجام میشود. این اطلاعات معمولاً در سیستمهای اموالداری ثبت و بهروزرسانی میشوند.
اموالداری بیشتر به جنبههای فیزیکی و عملیاتی مدیریت اموال میپردازد، مانند ثبت، نگهداری و ردیابی. در حالی که مدیریت دارایی به جنبههای مالی و استراتژیک، مانند ارزشگذاری، برنامهریزی سرمایهگذاری و بهینهسازی بازده داراییها تمرکز دارد.
برای مدیریت مؤثر اموال، باید:
در سیستم اموالداری باید اطلاعاتی مانند شماره سریال، کد اموال، شرح مختصر، مکان، وضعیت فعلی، تاریخ خرید، هزینههای نگهداری و تعمیرات، و اطلاعات مرتبط با ارزشگذاری ثبت شود.
برای جلوگیری از سرقت یا سوءاستفاده از اموال، میتوان از راهکارهای زیر استفاده کرد:
برای ارائه عملکرد عالی، طراحی و انتخاب راه حل های فناورانه اموال داری خود را به ما بسپارید.
